Procedura legalizării copiilor din arhiva notarială

Arhiva notarială reprezintă un element esențial al activității notariale, având rolul de a conserva actele și documentele întocmite în exercitarea atribuțiilor notarului public și de a permite eliberarea ulterioară a unor copii ale acestora, în condițiile prevăzute de lege. Păstrarea actelor în arhivă contribuie la asigurarea continuității raporturilor juridice, la protejarea drepturilor persoanelor interesate și la garantarea siguranței circuitului civil.

Una dintre operațiunile importante desfășurate în legătură cu arhiva notarială este eliberarea copiilor legalizate de pe actele notariale. Această procedură prezintă particularități față de legalizarea copiilor de pe înscrisurile originale prezentate de persoane la biroul notarial, întrucât documentul care stă la baza eliberării copiei se află deja în arhiva notarului public sau în arhiva Camerei Notarilor Publici competente.

1. Noțiunea și scopul eliberării copiilor legalizate din arhiva notarială

Copiile legalizate din arhiva notarială sunt reproduceri ale actelor notariale păstrate în arhivă, a căror conformitate cu înscrisul arhivat este atestată potrivit procedurii legale.

Spre deosebire de procedura obișnuită de legalizare, în care solicitantul prezintă notarului un înscris original aflat în posesia sa, în cazul copiilor din arhivă, notarul sau persoana competentă în condițiile legii identifică actul arhivat și realizează copia pe baza documentului existent în arhivă.

Scopul acestei proceduri este de a permite persoanelor îndreptățite să obțină o reproducere oficială a unui act notarial, inclusiv atunci când nu mai dețin exemplarul primit inițial sau când au nevoie de o nouă copie pentru exercitarea unor drepturi.

De exemplu, o persoană poate solicita o copie legalizată a unui contract de vânzare, a unui contract de donație, a unei procuri sau a unui alt act notarial, în măsura în care documentul se găsește în arhiva competentă și sunt îndeplinite condițiile legale pentru eliberare.

2. Persoanele îndreptățite să solicite copii legalizate

Potrivit art. 152 alin. (10) din Legea nr. 36/1995, copiile legalizate din arhiva biroului notarial de pe actele emise de notarul public se eliberează numai următoarelor categorii de persoane:

• Părțile actului notarial, respectiv persoanele care au participat la încheierea acestuia în calitatea relevantă.
• Succesorii acestora, în condițiile legii, atunci când justifică drepturile dobândite prin succesiune.
• Reprezentanții părților sau ai succesorilor, în limitele mandatului ori ale puterilor de reprezentare.
• Persoanele care justifică un drept sau un interes legitim, în raport cu actul pentru care solicită copia.

Prin urmare, accesul la arhiva notarială nu este unul nelimitat. Faptul că o persoană cunoaște existența unui act sau dorește să consulte conținutul acestuia nu îi conferă automat dreptul de a obține o copie legalizată.

Notarul public verifică dacă solicitantul se încadrează în una dintre categoriile prevăzute de lege și dacă sunt îndeplinite condițiile aplicabile situației concrete. În funcție de caz, pot fi necesare documente care dovedesc calitatea de succesor, reprezentant sau titular al unui drept ori interes legitim.

3. Etapele procedurii de eliberare a copiilor legalizate

3.1. Formularea cererii

Procedura începe prin formularea unei cereri adresate notarului public sau, după caz, structurii competente care deține arhiva.

Potrivit art. 311 alin. (1) din Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995, cererea de legalizare a copiei cuprinde numele, prenumele și adresa solicitantului, identificarea înscrisului a cărui copie se solicită și numărul de exemplare cerut.

Pentru identificarea actului, este util ca solicitantul să indice, în măsura în care cunoaște aceste informații, tipul actului, data întocmirii, numărul de autentificare sau alte elemente care permit localizarea documentului în arhivă.

Cererea trebuie să permită identificarea cât mai precisă a înscrisului, astfel încât verificarea arhivei să se desfășoare în mod corespunzător.

3.2. Verificarea calității solicitantului

După primirea cererii, se verifică dacă persoana care solicită copia este îndreptățită să o primească potrivit dispozițiilor legale.

În cazul părților actului, se verifică legătura acestora cu înscrisul solicitat. În cazul succesorilor, pot fi analizate documentele care dovedesc succesiunea, iar în cazul reprezentanților, actele din care rezultă puterea de reprezentare.

Atunci când cererea este formulată de o persoană care invocă un drept sau un interes legitim, trebuie analizate împrejurările concrete și documentele care justifică solicitarea.

Această etapă este importantă pentru protejarea confidențialității actelor notariale și pentru prevenirea accesului nejustificat la informațiile păstrate în arhivă.

3.3. Identificarea actului în arhiva notarială

Următoarea etapă constă în identificarea documentului solicitat în arhiva biroului notarial sau în arhiva instituției competente.

În funcție de modul în care a fost întocmit actul, se aplică regulile prevăzute de art. 311 alin. (6) din Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995:

• Pentru actele notariale întocmite în mai multe exemplare originale, copia legalizată din arhivă se eliberează de pe exemplarul original păstrat în arhivă.
• Pentru actele notariale întocmite într-un singur exemplar original, copia legalizată se eliberează de pe duplicatul actului aflat în arhivă.

3.4. Verificarea mențiunilor și a modificărilor ulterioare

O particularitate esențială a acestei proceduri este obligația de a include în copia legalizată toate mențiunile și modificările aduse actului până la data eliberării copiei.

Potrivit art. 311 alin. (7) din Regulament, dacă actul original a fost rectificat, copia legalizată va cuprinde atât textul actului original, cât și încheierea de rectificare. Aceeași regulă se aplică, în condițiile legii, altor mențiuni relevante, precum revocările totale sau parțiale ori anulările.

Prin urmare, copia legalizată din arhivă nu trebuie să reproducă doar forma inițială a actului, ignorând eventualele modificări ulterioare. Scopul este ca documentul eliberat să reflecte situația înscrisului existentă la momentul întocmirii copiei.

Această cerință are o importanță deosebită în practică, deoarece permite persoanei interesate să cunoască nu doar conținutul inițial al actului, ci și modificările care au intervenit ulterior.

3.5. Întocmirea și legalizarea copiei

După identificarea și verificarea documentului, se realizează reproducerea acestuia și se îndeplinesc formalitățile de legalizare prevăzute de lege.

Încheierea de legalizare trebuie să respecte cerințele legale privind atestarea conformității copiei, identificarea înscrisului și celelalte mențiuni aplicabile procedurii. În funcție de situație, trebuie evidențiat faptul că documentul provine din arhiva biroului notarial.

Operațiunea se desfășoară cu respectarea regulilor privind conservarea arhivei și evidența documentelor eliberate. Un exemplar al copiei legalizate se păstrează la dosar, potrivit dispozițiilor aplicabile.

3.6. Eliberarea copiei către solicitant

La finalizarea procedurii, copia legalizată se eliberează persoanei îndreptățite, în numărul de exemplare solicitat și cu respectarea condițiilor legale.

Solicitantul trebuie să țină seama de cerințele instituției căreia îi va prezenta documentul, întrucât scopul utilizării poate impune formalități suplimentare.

De asemenea, este important de reținut că, potrivit art. 152 alin. (6) din Legea nr. 36/1995, copiile certificate sau legalizate eliberate din arhivele notariale sunt valabile șase luni. Această regulă trebuie avută în vedere la utilizarea documentului în procedurile administrative sau juridice pentru care a fost solicitat.

4. Competența de eliberare a copiilor în cazul arhivelor preluate

În practică, arhiva în care se găsește actul nu este întotdeauna păstrată de biroul notarial care l-a întocmit inițial. Pot exista situații în care arhiva a fost preluată de Camera Notarilor Publici competentă, de exemplu ca urmare a încetării activității unui birou notarial.

Art. 163 din Legea nr. 36/1995 reglementează păstrarea arhivelor notariale și desemnarea persoanelor competente pentru eliberarea copiilor legalizate din aceste arhive. În cazul arhivelor aflate la Cameră, Colegiul director desemnează un notar public pentru eliberarea duplicatelor sau a copiilor legalizate, în condițiile legii.

Pentru actele emise de fostele notariate de stat sau de alte organe cu activitate notarială, competența aparține instituției care a preluat arhiva respectivă.

În consecință, atunci când solicitantul nu cunoaște locul în care este păstrat documentul, este util să se adreseze biroului notarial emitent sau Camerei Notarilor Publici competente, pentru a afla unde se găsește arhiva și care este procedura de urmat.

6. Importanța juridică a procedurii

Eliberarea copiilor legalizate din arhiva notarială contribuie la protejarea drepturilor persoanelor și la asigurarea continuității raporturilor juridice. Prin intermediul acestei proceduri, actele notariale pot fi utilizate și ulterior întocmirii lor, fără ca persoanele interesate să fie obligate să dețină în permanență exemplarul primit inițial.

În același timp, procedura asigură un echilibru între accesul persoanelor îndreptățite la documente și obligația de păstrare a confidențialității actelor notariale. Verificarea calității solicitantului, identificarea actului și includerea mențiunilor ulterioare sunt măsuri care contribuie la corectitudinea operațiunii.

27.10.2026
Notar public, Burluș Gabriela-Raluca