Procedura legalizării copiilor

Legalizarea copiilor de pe înscrisuri reprezintă una dintre procedurile frecvent întâlnite în activitatea notarială, având un rol important în asigurarea conformității documentelor utilizate în raporturile juridice. Această procedură permite persoanelor fizice și juridice să obțină copii legalizate ale unor acte originale, copii care atestă reproducerea fidelă a conținutului înscrisului prezentat notarului public.

1. Noțiunea și scopul legalizării copiilor

Legalizarea unei copii constă în verificarea concordanței dintre copia unui înscris și documentul original prezentat notarului public. Prin această operațiune, notarul atestă faptul că reproducerea corespunde înscrisului care i-a fost prezentat, fără a certifica, prin simpla legalizare, autenticitatea materială a tuturor informațiilor sau adevărul declarațiilor cuprinse în document.

Scopul procedurii este de a oferi siguranță juridică persoanelor care trebuie să prezinte documente în diverse situații administrative, profesionale, educaționale sau civile. Copiile legalizate pot fi solicitate, de exemplu, pentru diplome de studii, certificate, acte de stare civilă, documente referitoare la proprietate sau alte înscrisuri, în funcție de cerințele instituției destinatare și de reglementările aplicabile.

Legalizarea se realizează, ca regulă, prin confruntarea copiei cu înscrisul original prezentat de solicitant. Documentul trebuie prezentat în starea sa inițială, iar notarul public trebuie să respecte limitele competenței sale legale.

2. Etapele procedurii de legalizare a copiilor

2.1. Prezentarea documentului original

Prima etapă constă în prezentarea înscrisului original la biroul notarului public. Solicitantul trebuie să aibă asupra sa documentul de pe care dorește să obțină copia legalizată și să precizeze, dacă este cazul, numărul de exemplare solicitat.

În cazul actelor de identitate sau al titlurilor de călătorie, în încheierea de legalizare trebuie menționat scopul pentru care urmează să fie folosită copia.

2.2. Verificarea și confruntarea copiei cu originalul

După prezentarea documentului, se procedează la reproducerea acestuia și la confruntarea copiei cu originalul. Verificarea urmărește identificarea eventualelor diferențe între cele două documente, astfel încât copia eliberată să redea fidel conținutul înscrisului prezentat.

2.3. Legalizarea integrală sau parțială

Legalizarea poate privi întregul înscris sau numai anumite părți ale acestuia. În cazul legalizării parțiale, trebuie respectată condiția ca reproducerea să nu denatureze înțelesul integral al documentului.

Atunci când se eliberează o copie care cuprinde doar o parte determinată din înscris, pe aceasta se menționează cuvântul „EXTRAS”, înainte de redarea conținutului, iar în încheierea de legalizare se face mențiunea corespunzătoare.

2.4. Întocmirea încheierii de legalizare

După verificarea conformității, notarul public întocmește încheierea de legalizare, documentul prin care se consemnează îndeplinirea condițiilor legale ale procedurii.

Un exemplar al copiei legalizate se păstrează la dosarul notarial, potrivit dispozițiilor legale, asigurându-se astfel evidența operațiunii efectuate.

2.5. Eliberarea copiei legalizate

La finalul procedurii, copia legalizată este eliberată solicitantului în numărul de exemplare cerut, cu respectarea condițiilor legale. Documentul astfel obținut poate fi utilizat în scopul pentru care este solicitat, cu respectarea cerințelor instituției sau autorității căreia îi este prezentat.

Este important de precizat că legalizarea unei copii nu trebuie confundată cu autentificarea unui act juridic. În cazul copiei legalizate, notarul atestă conformitatea reproducerii cu înscrisul prezentat, nu faptul că documentul original este, în toate privințele, autentic sau că informațiile cuprinse în el sunt adevărate.

3. Situații speciale în procedura legalizării

O situație particulară este reprezentată de eliberarea copiilor din arhiva unui birou notarial. Copiile legalizate de pe actele emise de notarul public și păstrate în arhivă pot fi eliberate numai persoanelor îndreptățite potrivit legii, respectiv părților, succesorilor și reprezentanților acestora, precum și persoanelor care justifică un drept sau un interes legitim.

Un alt aspect esențial cu privire la procedura legalizării copiilor din arhiva biroului notarial, documentul emis în această situație este valabil doar 6 luni, iar notarul public va face mențiunea corespunzătoare pe document.

În ceea ce privește înscrisurile redactate într-o altă limbă decât limba română, legea prevede condiții speciale. În situația reglementată de art. 152 alin. (11) din Legea nr. 36/1995, înscrisul original trebuie tradus în limba română de un traducător și interpret autorizat, iar copia legalizată și traducerea se eliberează împreună, în numărul de exemplare solicitat. Un exemplar se păstrează în arhiva notarului.

4. Importanța juridică a copiilor legalizate

Copiile legalizate contribuie la buna desfășurare a raporturilor juridice, întrucât permit utilizarea reproducerilor unor înscrisuri fără a fi necesară depunerea originalului în toate situațiile în care este solicitat un document.

Rolul notarului public este esențial în această procedură, deoarece verificarea conformității și întocmirea încheierii de legalizare se realizează cu respectarea unor condiții legale precise. Prin urmare, legalizarea copiilor constituie o operațiune notarială care contribuie la securitatea circuitului civil și la prevenirea utilizării unor reproduceri neconforme.

Cu toate acestea, acceptarea unei copii legalizate depinde și de normele aplicabile procedurii în care aceasta este utilizată. O instituție poate solicita prezentarea originalului sau poate impune condiții suplimentare, în măsura în care acestea sunt prevăzute de lege.

Concluzie

Procedura legalizării copiilor în domeniul notarial reprezintă un instrument juridic important pentru verificarea conformității documentelor și pentru facilitarea utilizării acestora în raporturile juridice. Reglementată de Legea nr. 36/1995 și de normele sale de aplicare, procedura presupune prezentarea înscrisului original, confruntarea acestuia cu copia, întocmirea încheierii de legalizare și eliberarea documentului în condițiile prevăzute de lege.

Respectarea etapelor procedurale și a cerințelor legale asigură corectitudinea operațiunii notariale și contribuie la consolidarea încrederii în documentele utilizate în activitatea administrativă și juridică.

27.10.2026
Notar public, Burluș Gabriela-Raluca