Documentele care nu pot fi legalizate prin procedura legalizării copiilor de către notarul public

Legalizarea copiilor de pe înscrisuri reprezintă una dintre procedurile notariale utilizate frecvent în circuitul civil, administrativ și comercial, având rolul de a certifica faptul că reproducerea unui document corespunde înscrisului original prezentat notarului public.

Deși procedura este întâlnită în numeroase situații practice, aceasta nu poate fi aplicată în mod automat oricărui document. Legalizarea notarială este supusă unor condiții legale referitoare la natura înscrisului, existența originalului, starea materială a documentului și posibilitatea verificării conformității dintre original și copie.

Documentele care nu pot fi legalizate:

1. Documentele prezentate numai în copie simplă

O primă categorie de înscrisuri pentru care nu se poate realiza, ca regulă, legalizarea notarială a copiei este reprezentată de documentele prezentate exclusiv în copie simplă, fără ca originalul să fie pus la dispoziția notarului public.

Rațiunea acestei limitări constă în însăși natura procedurii: notarul trebuie să confrunte reproducerea cu înscrisul original, pentru a putea certifica identitatea conținutului acestora.

În lipsa originalului, notarul nu dispune de suportul documentar necesar pentru efectuarea verificării cerute de lege. Simpla prezentare a unei fotocopii, a unei scanări sau a unui document imprimat dintr-un fișier electronic nu permite, prin ea însăși, certificarea conformității cu originalul. În consecință, o copie simplă a unui contract, a unei diplome, a unui certificat de stare civilă sau a unui alt înscris nu poate fi transformată într-o copie legalizată doar prin aplicarea unei încheieri notariale asupra reproducerii respective.

2. Documentele care poartă mențiunea „conform cu originalul”

O altă situație întâlnită în practică privește documentele pe care o instituție, o societate comercială sau o altă persoană a aplicat deja mențiunea „conform cu originalul”. Mențiunea aplicată de emitent sau de o altă persoană nu echivalează, prin ea însăși, cu o legalizare notarială și nu conferă automat documentului regimul juridic al unei copii legalizate de notar.

3. Copiile deja legalizate

Copiile care au fost deja legalizate nu constituie, în cadrul procedurii notariale obișnuite, un substitut pentru înscrisul original pe baza căruia se efectuează o nouă legalizare. Legalizarea succesivă a unor reproduceri, fără revenirea la original, ar putea conduce la perpetuarea unor eventuale erori de reproducere și ar diminua garanția pe care o presupune confruntarea directă cu documentul inițial.

4. Înscrisurile originale care prezintă modificări neconfirmate

O categorie expres reglementată de normele de aplicare este reprezentată de înscrisurile care conțin corecturi, ștersături, adăugiri, cuvinte tăiate sau alte particularități neconfirmate în condițiile legii.

Art. 311 alin. (3) din Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995 prevede că nu se pot elibera copii legalizate de pe asemenea înscrisuri dacă modificările nu sunt confirmate prin semnătura și sigiliul autorității care le-a întocmit sau, după caz, prin semnătura părților.

Această dispoziție urmărește să împiedice conferirea unei aparențe de regularitate unor documente al căror conținut a fost modificat fără o confirmare corespunzătoare.

Totuși, existența oricărei particularități materiale nu determină automat imposibilitatea legalizării. Potrivit art. 311 alin. (4) din Regulamentul de punere în aplicate a Legii nr. 36/1995, atunci când înscrisul prezintă particularități care nu afectează conținutul sau forma actului ori când documentul este plastifiat, notarul poate face mențiunile corespunzătoare în încheierea de legalizare.

5. Hotărârile judecătorești pentru care nu este prezentat originalul oficial

O situație particulară o reprezintă hotărârile judecătorești. În practică, părțile pot deține copii simple, copii primite prin mijloace electronice sau reproduceri ale unor hotărâri, fără să aibă asupra lor exemplarul oficial necesar procedurii solicitate. Copiile hotărârilor judecătorești nu se legalizează de notar în lipsa originalului oficial, legalizarea acestora revenind instanței judecătorești care a pronunțat hotărârea, în condițiile aplicabile.

Într-o asemenea situație, persoana interesată trebuie să solicite instanței competente eliberarea unei copii certificate sau legalizate, după caz, potrivit normelor procedurale aplicabile. Această soluție se explică prin faptul că instanța deține evidențele și documentele oficiale aferente hotărârii și poate elibera un exemplar cu certificarea corespunzătoare.

6. Înscrisurile a căror verificare necesită pregătire de specialitate

Există și documente pentru care compararea copiei cu originalul presupune cunoștințe tehnice sau profesionale de specialitate.

Art. 316 din Regulamentul de aplicare a Legii nr. 36/1995 reglementează situația în care legalizarea copiei unui înscris necesită o asemenea pregătire. În acest caz, copia se eliberează pe baza confruntării efectuate de un expert desemnat de notarul public, iar încheierea de legalizare este semnată atât de notar, cât și de expert.

Prin urmare, înscrisurile tehnice, documentele cu elemente complexe de verificare ori alte documente a căror examinare presupune competențe de specialitate trebuie analizate individual, pentru a se stabili dacă sunt îndeplinite condițiile legale ale procedurii și dacă este necesară intervenția unui expert.

7. Documentele care nu sunt originale în forma în care au fost emise

Condiția prezentării înscrisului original, astfel cum a fost emis inițial, impune o analiză atentă a documentelor care au fost reconstruite, reconstituite, modificate ori reproduse prin proceduri care nu permit identificarea certă a originalului.

Nu orice document denumit de solicitant „original” îndeplinește automat cerințele art. 152 din Legea nr. 36/1995. Este necesar să se verifice natura documentului, emitentul, forma în care a fost eliberat și, după caz, regimul juridic special aplicabil.

În același timp, nu trebuie confundate documentele care nu pot fi legalizate cu cele pentru care există o procedură distinctă de eliberare a duplicatelor sau a copiilor din arhive. De exemplu, dacă originalul unui act notarial se află în arhiva biroului notarial, legea și regulamentul prevăd reguli speciale pentru eliberarea copiilor din arhivă. Aceste situații nu se confundă cu legalizarea unei simple fotocopii prezentate de solicitant.

Legalizarea copiilor de pe înscrisuri este o procedură notarială cu un obiect precis și cu limite stabilite de lege. Rolul notarului public este de a certifica faptul că reproducerea corespunde înscrisului prezentat, nu de a transforma orice document într-un act oficial și nici de a valida automat conținutul juridic al acestuia.

În consecință, documentele prezentate numai în copie simplă, copiile deja legalizate, înscrisurile care poartă mențiunea „conform cu originalul” și documentele care conțin modificări neconfirmate se numără printre situațiile în care legalizarea nu poate fi realizată prin procedura notarială obișnuită, potrivit condițiilor legale și îndrumărilor profesionale aplicabile. Totodată, hotărârile judecătorești, documentele provenite din arhive și înscrisurile care necesită verificări de specialitate pot face obiectul unor proceduri distincte, care trebuie analizate în funcție de regimul juridic al fiecărui document.

În practică, pentru evitarea refuzului procedurii și a întârzierilor, este recomandabil ca solicitantul să prezinte originalul documentului și să verifice în prealabil dacă actul respectiv este supus unor cerințe speciale de certificare, eliberare sau verificare.

27.10.2026
Notar public, Burluș Gabriela-Raluca